Klantspecificaties inzichtelijk maken

Klantspecificaties inzichtelijk maken

Inleiding

Een bestek bestaat veelal uit duizenden documenten. Eisen uit een dergelijk bestek halen, kost veel tijd en geld. ProClass automatiseert voor u dit proces. U heeft het resultaat binnen enkele dagen beschikbaar in ProDocs.

 

 

Genereren documentenlijst

Welke bestanden zijn er precies aangeleverd door de (eind-)klant? Wat zat in al die Zip-bestanden? Gecomprimeerde bestanden worden automatisch uitgepakt. ProDocs genereert een documentenlijst van alle bestanden met vermelding van pad, bestandsnaam, bestandstype en ontvangstdatum.

 

 

conversie originelen naar pdf bestand

Alle originelen worden automatisch geconverteerd naar pdf-bestand om meerdere redenen. Ten eerste worden de initieel ontvangen bestanden  beschouwd als originelen. Deze worden in het hart van ons systeem opgeslagen, dus kunnen we altijd terug naar de originele uitgangssituatie. Ten tweede kan vrijwel iedereen een pdf-bestand openen en lezen in ProDocs en Docs2Go. Ten derde zijn pdf-bestanden door onze ProDocs Engine bewerkbaar, waardoor onze engine veel informatie in de pdf kan toevoegen.

 

OCR-en van documenten

Met behulp van OCR-techniek worden letters, cijfers en leestekens van documenten afgelezen. Vervolgens wordt ieder pdf-bestand getransformeerd naar een pdf/a-bestand.

 

 

pdf Wasstraat

Na conversie gaan de pdf-bestanden in de ProDocs Engine door een soort wasstraat. Op tal van punten worden deze bestanden opgepoetst, zoals ontspikkelen, rechtdraaien, meer contrast toevoegen, in zwart/wit voor de leesbaarheid, grote pdf-bestanden (>10mb) opsplitsen, conversie naar archive formaat, gereedmaken voor internet.

 

 

Documenttype classificatie

Onze ProDocs Engine classificeert de bestanden op documenttype, zoals certificaat, contract, handleiding, e-mail, datasheet, procedure etc. en op tekeningtype, zoals aansluitsheet, buildinglayout, map, geografische tekening, Iso, P&ID, loopsheet etc. en foto’s.

 

 

Metadata van documenten

Documenten worden geïndexeerd, zodat ieder document traceerbaar wordt. Hiertoe worden van elk document metadatavelden uitgelezen, gezamenlijk de documentsleutel genoemd : documentnummer, revisienummer, sheet- en/of paginanummer.

 

 

Data verificatie

Alle data worden op karakterniveau geverifieerd.
Voorbeeld: is het uitgelezen karakter “0” – cijfer 0 – of hoofdletter O of rondheidsteken.

 

 

Verificatie

Hierbij worden de karakters qua samenhang gevalideerd. Is het een woord volgens het woordenboek? Of voldoet het aan de voorgeschreven syntax van een asset nummer?

 

 

Zoekwoorden uit documenten halen

Op basis van de aangeleverde zoekwoordenlijst worden in de documenten die geclassificeerd zijn als procedure gezocht op deze woorden. De bijbehorende alinea met omschrijving wordt automatisch geselecteerd en opgeslagen.

 

 

Excel tabel van het resultaat

De ProDocs engine genereert een excellijst met daarin minimaal de kolommen: zoekwoord, document, pagina, alinea. In de kolom True/False worden de overeenkomsten en verschillen tussen de geïdentificeerde assets op tekening en uit de database weergegeven.

 

 

Import excel tabel in de onderhoudsdatabase

De automatisch gegenereeerde excellijst kan nu gebruikt worden voor import in bijvoorbeeld een programma als “Relatics©

 

 

 

condities

Vrijblijvende offerte wordt gemaakt op basis van inzicht in de documenten en onze ervaring. We werken op aantallen te verwerken documenten en zoekwoorden.

 

 

Voordelen van eisen uit bestek filteren

  • Aanzienlijke tijds- en kostenbesparing
  • Snelle filtering van eisen uit een omvangrijk bestek, volledig geautomatiseerd
  • Verkrijging van een duidelijk inzicht in het bestek
  • Zekerheid dat geen enkel detail wordt gemist of essentiële informatie niet wordt gevonden
  • Duidelijke relatie waar welke informatie vandaan komt